Scopevisio DMS Teamwork
Einfach I Übersichtlich I Sicher

Hosted in Germandy sicher GoBD Komform testiert IDW PS 880 zertifiziert zertifiziert

Treten Sie dem Team aus Hoteliers bei, das bereits das Dokumentenmanagementsystem "Teamwork" von Scopevisio nutzt:
Ihr Team wird es Ihnen danken

Das DMS "Teamwork" für die Hotellerie
Dateien und Dokumente – Überall digital verfügbar

Digitalisieren, verwalten, bearbeiten und teilen Sie alle Dokumente, die in der Hotellerie entstehen. Erleben Sie, wie einfach das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten sein kann und das an unterschiedlichen Standorten.

Mit Teamwork digitalisieren Sie Ihr Hotel und gestalten den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter effizienter.

Zu den Webinaren

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Die Bedürfnisse der Hotellerie im Mittelpunkt
Das DMS "Teamwork" vereint alle Bereiche der Hotellerie

Rezeption

Teamwork als Rezeption

Anlaufstelle für alle Informationen Ihres Hotels. Erstellen Sie gemeinsam Dokumente, Tabellen und Präsentationen mit Bezug zu Mitarbeitern und Aufgaben. Über eine Rechteverwaltung können Sie Zugriffsrechte je Datei und Benutzer genau festlegen.

Konferenzraum

Teamwork als Konferenzraum

Einfacher Informationsaustausch über alle Abteilungen und innerhalb des gesamten Hotels. Mit Kommentaren und Notizen verfolgen Sie eine effiziente Kommunikationskultur und machen Schluss mit internen Emails.

Aufzug

Teamwork als Aufzug

Sparen Sie Zeit bei der Suche nach Informationen und Dokumenten. Dank der Volltextindizierung finden Sie im DMS Teamwork E-Mails und Anhänge, Verträge, Berichte, Briefe, Abrechnungsbelege und multimediale Daten schnell und einfach.

Hotelsafe

Teamwork als Hotelsafe

Ihre Dateien sind sicher. Basierend auf einer BSI C5-testierten Anwendung genügt das DMS höchsten Anforderungen. Wie auch in einem Safe gehen bei Teamwork zudem keine Dateien verloren.

Frühstück

Teamwork als Frühstück

Wenn das Frühstück die wichtigste Mahlzeit am Tag ist, ist das Teamwork von Scopevisio der wichtigste Bereich Ihres Hotels, um Dokumente zu verwalten und ortsunabhängig zu arbeiten.

Spa

Teamwork als Spa

Durch intelligente Verknüpfung von Daten, transparente Darstellung und eine schnelle Informationsauffindung, trägt das DMS "Teamwork" zu einer entspannteren Arbeitsweise bei.

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Weitere Highlights im Überblick

  • Verschlüsselte Datenübertragung
  • Revisionssichere Speicherung
  • Volltextsuche in Dokumenten dank OCR
  • E-Mails speichern inkl. Anhänge
  • Kommentarfunktion
  • Differenzierte Berechtigungseinstellungen
  • Status durch digitalen Stempel visualisieren
  • Vom Dokument in die weitere Bearbeitung
  • Bis zu 100 GB Speicher / Benutzer
  • MS-Office-Integration

Das DMS Teamwork
Mehr als eine Dokumentenablage

HubSpot Video

Scopevisio DMS Teamwork
Fragen und Antworten

1.1 Gemeinsame Dokumentenbasis

Alle Mitarbeiter arbeiten auf einer gemeinsamen Dokumentenbasis.

1.2 Suchen und Finden

Schnelles finden von Dokumenten und Dateien durch OCR-Volltexterkennung. Beim Hochladen läuft eine Volltexterkennung ab, die dafür sorgt, dass Sie später Ihre Dateien leicht wiederfinden können. Der Clou: Das funktioniert auch mit Fotos!

1.3 Versionsverwaltung

Zu jeder Datei können neue Versionen hinzugefügt und alte Versionen wiederhergestellt werden. Zeitpunkt und Benutzer der Änderungen werden protokolliert.

1.4 Belegstempel

Belege, die in Scopevisio erstellt wurden, bzw. Eingangsrechnungen, die in Scopevisio importiert wurden, können mit einem digitalen Belegstempel und/oder einem Bearbeitungsprotokoll versehen werden, auf dem u.a. Informationen wie Rechnungseingang, Prüfung und Zahlungsfreigabe hinterlegt und je nach Status aktualisiert werden.

1.5 Aufgaben erstellen

Zu einem Teamwork-Dokument kann über das Kontextmenü eine Aufgabe erstellt werden, die diesem dann als Bezugsobjekt zugewiesen wird.

1.6 E-Mail-Benachrichtigungen

Benutzer können sich per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn ein Dokument mit ihnen geteilt, eine neue Version eines Dokuments freigegeben oder ein Dokument kommentiert wurde.

1.7 Berechtigungsmanagement

Der Eigentümer oder andere berechtigte Benutzer einer Datei können Freigaben für andere Benutzer, Gruppen oder Ordner erteilen oder entziehen. Nur der Eigentümer selbst hat das Recht, ein Dokument zu sperren oder zu löschen.

2.1 Sind unsere Daten sicher?

Bei uns werden Datensicherheit und Datenschutz großgeschrieben. Entwicklung und Hosting sind 100% „Made in Germany“.

Basierend auf einer BSI C5-testierten Anwendung genügt das integrierte DMS Teamwork höchsten Sicherheitsanforderungen.

Der Datenzugriff über den Scopevisio-Client erfolgt mit Secure Socket Layer (SSL)-Technologie mit Server-Authentifizierung. Daten werden verschlüsselt übertragen.

Die Daten werden täglich gesichert. Die Backup-Daten werden zusätzlich täglich auf einem Spiegelserver gespeichert. Die Daten der einzelnen Kunden-Instanzen sind eindeutig von den Daten anderer Kunden getrennt.

Über ein Änderungsprotokoll wird dokumentiert, unter welchem Anmeldenamen zu welchem Zeitpunkt welche Dateien angelegt, geändert oder gelöscht wurden.

2.2 Können externe Dienstleister und Geschäftspartner eingebunden werden?

Externe Nutzer können lizenzfrei ebenfalls Mitglied einer Sammlung sein. Sie sehen nur einen eingeschränkten, nämlich den für sie freigegebenen Bereich. Weitere Sammlungen und die Teamwork-Organisation sind unsichtbar. Der externe Nutzer hat nur Zugriff auf die mit ihm geteilten Dateien und kann diese nach den ihm zugewiesenen Rechten lesen oder bearbeiten. Benutzer mit Gastzugängen können ein Dokument betrachten, aber weder bearbeiten noch löschen.

2.3 Können Dokumente an Nicht-Mitglieder sicher freigegeben werden?

Es können öffentliche Internet-Links erstellt werden, mit denen Nicht-Mitglieder über Ihren Webbrowser Dateien herunterladen können. Der Download kann begrenzt werden (Downloadhäufigkeit, Passwortschutz, zeitliche Gültigkeit).

2.4 Ist Teamwork auch auf Smartphones und Tablets verfügbar?

Ja! Mit der Teamwork App kann Teamwork von mobilen Endgeräten aus verwendet werden.

3.1 Einführung und Onboarding

Filosof und Scopevisio setzen gemeinsam auf eine effiziente Unterstützung zur Softwareeinführungen. Diese Leistungen sind im sogenannten Onboarding zusammengefasst.

3.2 Wie wichtig ist das Onboarding?

Das Onboarding ist entscheidend, denn durch den Einsatz von Scopevisio-Lösungen werden sich die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen verändern und verbessern. Wir haben mit unserem Onboarding ein Programm entwickelt, welches sich aus Software-Tutorials (Selbststudium) und dem direkten Kontakt zu unseren Beratern zusammensetzt.

3.3 Besteht das Onboarding nur aus Videos?

Nein, das Onboarding besteht aus Selbststudium und persönlicher Beratung. Im Wesentlichen gehören dazu:

Video-Tutorials
Die ersten Schritte in Scopevisio werden im Selbststudium mit Hilfe von Tutorials erarbeitet.

Klickanleitungen
Schritt für Schritt werden Prozesse als Klickanleitung, zu jedem Tutorial, visuell dargestellt.

Workshops
Workshops zur Prozesseinführung finden je nach Onboarding Paket vor Ort oder als Web Session statt.

Wissenstest
Kurze Tests am Ende eines jeden Software-Tutorials vertiefen und prüfen das zuvor erlernte Wissen.

Berater-Chat
Fachberater unterstützen im Chat, bei der Umsetzung von Prozessen und beantworten Fragen zu Ihrer täglichen Arbeit mit Scopevisio.

3.4 Erhält jeder Mitarbeiter die gleiche Schulung?

Nein, für jeden Mitarbeiter lassen sich Lerninhalte individuell zusammenstellen. So wird bestmöglich sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter über das notwendige Grundwissen verfügt.

Scopevisio ist es wichtig, mit den Kunden und allen Interessierten in Kontakt zu kommen und den direkten Austausch zu suchen. Um gemeinsam zu wachsen, hat die Scopevisio mit der Scopeunity eine Webseite geschaffen, die spannende Inhalte rund um die Digitalisierung in der Hotellerie, aber auch weiterführend Lern- und Ausbildungsinhalte, bereitstellt. Die Scopeunity vereint damit Konferenzraum und Hotelbar in einem und steht Ihnen zur kostenfreien Nutzung bereit. Sie können sich aktiv einbringen oder auch einfach für Sie interessante Inhalte aufnehmen.

Zur Scopeunity: https://www.scopeunity.com

5.1 Warum ist die Filosof nun ein Teil der Scopevisio?

Vor drei Jahren entschieden die Gründer der Filosof Software, technologisch innovative neue Wege einzuschlagen, die sie allein nicht bewältigen können. Dafür wurde ein Partner gesucht. Die Wahl fiel auf die Scopevisio AG in Bonn. Mit Scopevisio fanden die Filosof Gründer ein Unternehmen, das über die passende technologische Plattform verfügt und seine Zukunftsfähigkeit am Markt bereits unter Beweis gestellt hat. Der Gesellschafterwechsel garantiert den Fortbestand der Filosof mit allen Vorteilen, die Software-as-a-Service (SaaS) zu bieten hat.

Die Scopevisio AG (www.scopevisio.com) wurde im Jahr 2007 gegründet und hat ihren Hauptsitz in Bonn. Die Scopevisio-Gruppe beschäftigt mit ihren Tochterunternehmen und Mehrheitsbeteiligungen 130 Mitarbeiter und zählt über 7.500 KMUs zu ihren Kunden. Dem Mittelstand bietet Scopevisio eine hochfunktionale, integrierte Unternehmenssoftware aus der Cloud an, die so flexibel, mobil und skalierbar ist, wie die moderne Arbeitswelt es heute fordert. Scopevisio setzt verstärkt auf künstlich intelligente Methoden, um betriebliche Prozesse zu automatisieren und den Menschen auf diese Weise bei seiner Arbeit zu unterstützen.

Innerhalt der Scopevisio-Familie ist Filosof auf die Hotellerie und Gastronomie spezialisiert und mit über 25 Jahren Branchenerfahrung dafür bestens qualifiziert.

5.2 Wer ist der Partner im Bereich Lohnabrechnung?

Die eurodata AG: Ein starker Partner für die Lohn- & Gehaltsabrechnung
Im Januar 2018 bündelten die Scopevisio AG und die eurodata AG ihre Kräfte. Mit der eurodata AG bekam die Scopevisio AG einen starken Partner im Personalwesen an ihre Seite. Mit ihren Cloudlösungen ist die eurodata AG funktional sehr breit aufgestellt und erzeugt monatlich über 440.000 Lohn- und Gehaltsabrechnungen in der Cloud.

Jetzt dem Team beitreten und mit DMS Teamwork starten!

Wir beraten Sie gerne!