Digitale Dokumentenverwaltung

Unter dem Begriff Dokumentenmanagement versteht man das Erfassen, Verwalten und Speichern von elektronischen Dokumenten. Diese werden mit Hilfe einer Software verwaltet, dem sogenannten Dokumentenmanagementsystem oder kurz: DMS (aus dem Engl. von document management system). Häufig ist in dem Zusammenhang auch von DMS-Software oder DMS-System die Rede.

Dokumentenmanagementsysteme dienen der Verwaltung, Speicherung und Sicherung elektronischer Dateien bzw. Dokumenten. Die Software bietet insbesondere Unternehmen die Möglichkeit, sämtliche Geschäftsunterlagen digital zu organisieren und zu archivieren.

Für die digitale Dokumentenverwaltung und damit den Einsatz einer Dokumentenmanagement-Software als zentrale Ablage sprechen viele Gründe:

Senkung der Verwaltungskosten: Durch die Digitalisierung von alltäglichen, dokumentenbasierten Arbeitsabläufen (z.B. digitaler Posteingang) werden administrative Kosten gesenkt.

Zeitersparnis durch schnelles Suchen und Finden: Weil jedes Dokument im System zentral gespeichert und mittels Volltextsuche schnell auffindbar ist, entfällt das langwierige Suchen.

Optimierte Geschäftsprozesse: Die Abkehr vom Papier ist die Basis für durchgängig digitale Workflows, die mit den zugehörigen Dokumenten verknüpft werden – zum Beispiel bei der Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen.

Mehr Transparenz: Dokumentenbasierte Vorgänge sind dank Dokumentation (z.B. Versionierung) leichter nachvollziehbar.

Effizient zusammenarbeiten: Statt Dateien hin- und herzuschicken, arbeiten Mitarbeitende gemeinsam an ein- und demselben digitalen Dokument, das idealerweise versioniert wird. Auch Modelle wie das Home Office lassen sich so einfacher umsetzen.

Revisionssichere Archivierung: Sie können die steuerlich relevanten Gesetzesvorgaben für die Archivierung von Dokumenten (z.B. die GoBD) leichter einhalten.

Gesetzliche Vorgaben: Aufbewahrungsfristen für Dokumente lassen sich leichter im Auge behalten und die Vorgaben der DSGVO einfacher umsetzen.

Höhere Kundenzufriedenheit: Mitarbeitende sind sofort auskunftsfähig, weil alle Informationen im direkten Zugriff haben, was positiv auf den Kundenservice ausstrahlt.

Höhere Sicherheit: Durch Rechtekonzept, Authentifizierung und Verschlüsselung kann ein höheres Sicherheitsniveau erreicht werden.

Geringere Materialkosten: Kosten für Papier, Drucker, Toner und Archiv entfallen.

Platzeinsparung: Weil das physische Archiv durch ein digitales ersetzt wird, sind entsprechende Räumlichkeiten sind nicht mehr notwendig.

Umweltschutz: Weltweit wird fast jeder zweite industriell gefällte Baum weltweit zu Papier verarbeitet. Laut WWF lag der Pro-Kopf-Verbrauch von Papier in Deutschland im Jahr 2019 bei 227 Kilogramm und wurde nur von wenigen anderen Ländern übertroffen. Mit Hilfe eines DMS kann der Papierverbrauch reduziert und ein (fast) papierloses Büro erreicht werden.

Das Dokumentenmanagementsystem von Scopevisio ist eine Cloud-Lösung. Dies ermöglicht Ihnen einen Zugriff von überall, sofern eine Internetverbindung besteht. Auch mit dem Smartphone ist der Zugriff kein Problem. Mit der App "Scopevisio2Go" können Sie Ihre Dokumente ortsunabhängig über das Smartphone verwalten.

• Jederzeit Zugriff auf alle Dokumente
• Automatische Synchronisation mit Ihrer Client-Anwendung
• Kommentare unterwegs hinzufügen und einsehen
• Dokumente online anzeigen lassen oder downloaden
• Alles in einer App integriert

Die Archivierungsfunktion des DMS ermöglicht eine GoBD konforme und revisionssichere Speicherung von Dokumenten. Automatisierte Prozesse zur Einhaltung der Aufbewahrungsfristen erleichtern die Einhaltung der gesetzlichen Pflichten zur Datenhaltung und -löschung.

Die Vorteile der digitalen Archivierung im Überblick:

• Mit einem digitalen Archiv sparen Sie physischen Platz ein.
• GoBD-konforme Speicherung
• Automatisierte Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
• Sicherstellung gesetzlicher löschfristen
• Jederzeit Zugriff auf alle Dokumente - auch mobil!
• Dokumente werden löschsicher und unveränderbar gespeichert.

Alle Prozesse und Techniken bei Scopevisio  entsprechen höchsten Anforderungen, an Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität, um beste Sicherheit für Ihre Daten in der Cloud zu gewährleisten. 

Hosted in Germany: Scopevisio wird ausschließlich in deutsche Rechenzentren in Frankfurt betrieben. Deutschland ist ein hervorragender Ort, um Ihre Daten zu speichern, denn hier profitieren Sie von strengen Datenschutzgesetzen, moderner Technologieinfrastruktur und einem stabilen Rechtssystem.

Datensicherheit: Modernste Technologien schützen vor unberechtigten Zugriffen, Einbruch, Brand und Diebstahl.

Verschlüsselung: Die Datenübertragung verfolgt ausschließlich verschlüsselt nach Banken-Standard.

Rechtemanagement: Ein zuverlässiges Rechtemanagement sorgt dafür, dass Ihre Daten niemals in falsche Hände gelangen. DMS-Anwender selbst können nur auf jene Dokumente zugreifen, welche für sie freigegeben sind.

Automatische Backups: Keine Angst vor Datenverlust: Wir sichern Ihre Daten in regelmäßigen Intervallen.

Unabhängigkeit: Ihre Daten bleiben in Ihrer Verfügungsgewalt. Nach Ende des Vertrages werden Ihre Daten vollständig gelöscht.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem haben alle Mitarbeitenden jederzeit und von überall Zugriff auf ihre Dokumente. Mit der Microsoft 365-Integration können Sie Dateien im Team online bearbeiten. Damit entfällt das umständliche herunterladen, lokal speichern und anschließende Bearbeiten von Dokumenten. Mit der Versionierungsfunktion greifen Sie immer auf die aktuellste Version zu. Das spart nicht nur Zeit, sondern schont auch die Nerven der Mitarbeitenden.

Tauschen Sie Ihre Dokumente auf hochsicherem Weg mit Externen aus. Sie können hierfür einen Link erstellen, über den externe Personen Dokumente & andere Dateien hochladen und Ihnen zur Verfügung stellen können. Wenn Sie möchten, auch passwortgeschützt und/oder zeitlich befristet. Damit können Sie Dateien sicher und in einem geschützten Raum austauschen.

Die Zugriffrechte auf Dokumente können im DMS personenbezogen eingeschränkt werden. Sowohl für externe Benutzer als auch für Interne können individuelle Schreib-/Lese- und Download-Berechtigungen zugewiesen werden. So sind sensible Dokumente vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

Mit der Kommentarfunktion können Sie Informationen einfacher und schneller austauschen. Speichern Sie Kommentare direkt am Dokument, statt lange Diskussionen über Mails und Dokumente verstreut zu führen.

Open Source DMS: Hierbei handelt es sich um sogenannte freie – also herstellerunabhängige - Software. Der Quelltext von Open Source Software ist öffentlich zugänglich und frei verfügbar und kann somit von Dritten geändert werden. Open Source DMS ist folglich – das nötige IT Know How vorausgesetzt – flexibel anpassbar. Open Source-Anwendungen sind oft kostenfrei bzw. zu geringen Kosten nutzbar.

On Premises DMS: Dieses wird vom Unternehmen auf eigenen Servern vor Ort (engl. „on premises“) selbst betrieben. Die Lizenzen für die Nutzung von On Premise Software sind kostenpflichtig. Es handelt sich hier – im Unterschied zu Open Source – um sogenannten proprietäre Software, also um Anwendungen, deren Anpassbarkeit durch den Anbieter stark eingeschränkt ist.

Cloud DMS (Online DMS): Dieses wird vom Anbieter in der Cloud betrieben. Das Anwenderunternehmen muss somit keine Server dafür vorhalten. Das System wird in diesem Fall als Software-as-a-Service – kurz SaaS – bereitgestellt. Der Anbieter sorgt außerdem für Wartung und Updates. Cloud DMS-Systeme sind kostenpflichtig und werden in der Regel im monatlichen Abonnement („Miete“) bezogen.

Die Kürzel DMS und ECM werden häufig synonym verwendet, obwohl sie eigentlich voneinander abgegrenzt werden können. DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement-System, ECM für Enterprise-Content-Management-System. DMS bezieht sich auf die digitale Verwaltung von Dokumenten, während ECM darüber hinaus geht und jeglichen Content miteinbezieht.

Vor allem aber umfasst ECM die Einbettung von Dokumenten in Geschäftsprozesse. ECM-Anwendungen sind deshalb häufig komplexe Systeme, die in größeren Unternehmen und Konzernen eingesetzt werden.

Eine Alternative dazu bietet die Kombination von DMS und Workflow-Automatisierung, die auch als Content Services bezeichnet wird – ein Begriff, den das Analystenhaus Gartner eingeführt hat. Dieses lässt sich auf einzelnen Szenarien wie zum Beispiel die Eingangsrechnungsbearbeitung anwenden und ist der ideale Einstiegspunkt in die digitale Transformation von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU).

Inbetriebnahme

• Cloud: Schnelle und einfache Einrichtung, da keine Installation auf lokalen Servern erforderlich.
• On-Premises: Zeit- und Ressourcenintensive Installation bzw. Einrichtung.

Zugänglichkeit

• Cloud: Zugriff von überall und jederzeit, solange eine Internetverbindung besteht.
• On-Premises: Zugriff innerhalb des Firmennetzwerks oder über VPN.

Kosten

• Cloud: Monatliche oder jährliche Abonnements; keine zusätzlichen Kosten für Wartung und Hardware.
• On-Premises: Anfangskosten für Hardware und Software; Wartungs- und Upgrade-Kosten können separat anfallen.

Sicherheit

• Cloud: Sicherheitsmaßnahmen werden vom Anbieter bereitgestellt und aktualisiert.
• On-Premises: Sicherheitsmaßnahmen und -updates werden intern gemanaged.
  

Updates und Wartung

• Cloud: Wartung und Updates werden vom Cloud-Anbieter durchgeführt.
• On-Premises: Wartung und Updates erfordern interne Ressourcen.

Skalierbarkeit

• Cloud: Anpassung an Nutzerzahl und Datenmenge ist einfach möglich.
• On-Premises: Skalierung kann zusätzliche Hardware oder Software erfordern.

Wiederherstellung von Daten

• Cloud: Backups und ggf. Wiederherstellung erfolgen durch den Anbieter.
• On-Premises: Das Unternehmen ist eigenverantwortlich für Backup-Erstellung & ggf. Wiederherstellung von Daten.